PROJEKT SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEPŁYWEM INFORMACJI

Potrzeba stworzenia systemu przepływu informacji w firmie wynika z konieczności okiełznania zbyt dużego marginesu informacji, które ulegają zdezaktualizowaniu. Te podejście nie uwzględnia koncepcji „szumu informacyjnego” i traktuje takie podejście jako błędne. Projekt tego systemu traktuje każdą informację jako wybraną interpretację faktów, czyli zależny jest od tyle subiektywnej, co obiektywnej oceny rzeczywistości, przeważnie uwzględniającej napięcia związane z pracą zespołową. Napięcia te w interpretacji systemu przepływu informacji rzucają cień i zabarwiają zdolność do rzetelnej interpretacji faktów i generowania informacji, jako mniej lub bardziej zależnej od interesu firmy.
System określa trzy aspekty funkcjonowania informacji, które mogą istnieć w wymiarach:

1. Generowanie opinii.
Każda informacja jest traktowana jako interpretacja faktów, a więc niesie za sobą ładunek subiektywny jej autora interpretującego fakty. Interpretacje mogą się na siebie nakładać i wraz ze sobą wykluczać. Stąd pojawienie się interpretacji informacji można utożsamiać z poziomem interpretacji jakiegoś faktu, ale informacja nie jest tożsama z faktem. Stąd odpowiedzialnym za podawanie informacji jest ten, kto daną informację prezentuje, a nie jej domniemany autor. Ten, kto prezentuje informacje dotyczące informacji domniemanego autora odpowiedzialny jest za cały „ładunek autorski” każdej poszczególnej interpretacji.

2. Kolekcjonowanie danych.
Informacje zawsze mają charakter zwrotny i niosą za sobą ładunek wartości dla interesu firmy. Stąd ich kolekcjonowanie wpływa na wypracowanie poszczególnych stanowisk rzucających cień na umiejętność rzetelnej interpretacji faktów. Pracownik działający w interesie firmy ma obowiązek kolekcjonowania odpowiedniej, adekwatnej i optymalnej liczby informacji, jako poszczególnych interpretacji faktów, które tworzą coraz to szerszy i bardziej precyzyjny pryzmat doświadczenia w rzetelnej interpretacji faktów.

3.Weryfikacja informacji nierzetelnych.
Informacje prawie zawsze niosą za sobą silny ładunek autorski, subiektywny, który rzuca cień na wartość obiektywną informacji, czy interes pracy zespołowej w firmie. Pracownik działający w interesie firmy ma obowiązek weryfikować informacje nierzetelne i prostować je w zależności od interesu zespołu. Ostatecznie firma jest zespołem, będącym nad-zespołem nad wszystkimi poszczególnymi zespołami, a więc to jej interes liczy się najbardziej, gdyż system uwzględnia hierarchię interesów. Wartość subiektywna informacji nie może być jednak traktowana jako zawsze negatywna, gdyż ładunek autorski musi wpływać na ocenę pracy poszczególnych jednostek zespołu przez sam zespół. Interes poszczególnych jednostek może stać więc w sprzeczności z interesem zespołu, ale jest praktycznie jedynym motywem przynależności do zespołu. Stąd ocena wartości informacji nie może dotyczyć ładunku autorskiego związanego z partykularnym interesem jednostki w zespole, a powinna przede wszystkim uwzględniać wartość danej informacji dla zespołu.
Weryfikacja informacji, która niesie pewną wartość dla pracy zespołu, gdzie firma również jest uważana ze zespół, musi następować niezależnie od oceny interesów jednostki, a za nierzetelną informację odpowiedzialny jest konkretny zespół. To struktura zarządzania danym zespołem odpowiedzialna jest za weryfikowanie negatywnego charakteru poszczególnych informacji. Błędem jest więc włączanie aspektu osobistego w ocenę rzetelności informacji. Sytuacja prawidłowa polega na cedowaniu odpowiedzialności za nierzetelną informację na poszczególne zespoły.

Przepływ Informacji
Przepływ informacji nie oznacza w firmie drogi pantoflowej, czy głuchego telefonu, gdzie kolejna informacja dociera do coraz to nowych odbiorców, nawet z uwzględnieniem jakiejś konkretnej hierarchii. Zwłaszcza w dużej firmie konieczne jest tworzenie stanowisk swoistych animatorów informacji, odpowiedzialnych za ich przepływ. Niestety akademickie podejście do zrozumienia pojęcia „osoba odpowiedzialna za przepływ informacji” wcale tu nie wystarcza. Takie określenie mogłoby się wiązać z pojęciem „informatora”, a dla kogoś takiego miejsca w firmie nie ma. O ile firma nie decyduje się na tych animatorów w postaci osobnego stanowiska „mediatora”, to za odpowiedzialnych za animację przepływu informacji uważa się głównie kadrę kierowniczą.

Rola „mediatora”
Mediator w firmie to osoba rozwiązująca konflikty, z tym, że za konflikt uważa się głównie każdy kolejny krok zmierzający do osiągnięcia jakiegoś konkretnego celu. Osiągnięcie celu zawsze oznacza zysk, a ten łączy się z ryzykiem porażki, które minimalizuje mediator dzięki swoim narzędziom, jakimi są operacje na przepływie informacji. Cel rozkładany jest przeważnie na kolejne drobne kroki i mniejsze cele. Rola mediatora zawęża się więc wyłącznie do generowania swoistej wartości dodanej w postaci minimalizacji ryzyka przez zarządzanie przepływem informacji.
Mediator staje się więc odizolowanym od pracy poszczególnych zespołów ośrodkiem, którego celem nie jest informowanie poszczególnych zespołów o poczynaniach innych zespołów, ale rozpoznanie potrzeb zespołów.

Rozpoznawanie potrzeb przez mediatora
Mediator nie może, co warto podkreślić jeszcze raz, nie może służyć jako ośrodek odpowiedzialny za przekazywanie informacji z jednego źródła do drugiego. Jego jedynym celem jest rozpoznawanie potrzeb, co oznacza, że może on jedynie sugerować to, co związane jest w dalszej kolejności z osiągnięciem danego celu.
Jeśli więc na daną pracę patrzymy przez pryzmat potrzeb, z jakich wynikła, to mediator ma za zadanie ocenić ciągłość realizacji danego celu w oparciu o rzetelną interpretację faktów… jednak tylko taką, która uwzględnia fakt, że dany cel wynikł z potrzeb.

Algorytm pracy mediatora
1. W interpretacji mediatora nastąpił konflikt.
2. Mediator jako jednostka niezależna od zespołów ma prawo sam oceniać co jest konfliktem, a co nie.
3. Mediator weryfikuje istotność konfliktu i jeśli okazuje się, iż jest on istotny, przechodzi do następnego kroku. W przeciwnym wypadku przechodzi do innego konfliktu.
4. Mediator prowokuje swój udział, jako jednostki, która rozpoznała konflikt i tej, która bierze na siebie odpowiedzialność za jego rozwiązanie.
5. Mediator ustala rzetelność informacji podawanej przez konkretne zespoły.
6. Mediator nie podaje rozwiązania dla konkretnego konfliktu (z zasady nie ma „zaczarowanego ołówka”, czy „lampy Alladyna”.
7. Mediator zarysowuje konsekwencje kroków, które sugerują kolejne zespoły i ocenia je w skali potrzeb zespołu, a także firmy.
8. Zespoły nie mają obowiązku się kontaktować i najczęściej to mediator jest łącznikiem między tymi zespołami.
9. Po ustaleniu rozwiązania akceptowalnego przez wszystkie ze stron, mediator zakańcza pracę nad danym konfliktem.
Uwaga…
Mediator nie może ani sugerować rozwiązania, ani określać, które rozwiązanie jest najlepsze. Jedyne co może sugerować mediator, to pozytywna wartość takiego rozwiązania, w którym konflikt jest traktowany jako atrybut z którego wynikają jakieś pozytywy. Oznacza to, że kiedy nikt nie widzi konkretnego rozwiązania, mediator ma za zadanie przekonać zespoły, iż takie rozwiązanie istnieje i jest nie tylko kompromisowe, ale jest to zapewne konsensus, czyli strony w konflikcie odniosą zapewne wrażenie, że choć konflikt ma zabarwienie negatywne, wynikł z niego pozytyw.

Ośrodki przepływu informacji
Za przepływ informacji odpowiedzialne są:
- systemy informatyczne łączące poszczególne zespoły
- mediator
- biuletyn firmowy

Biuletyn firmowy
Za kreowanie wizerunku biuletynu firmowego odpowiedzialny jest mediator. Biuletyn jest w tym systemie albo skoncentrowany na stronie intranetowej, albo na wydaniu papierowym, albo łącznie.
Rola biuletynu nie skupia się wokół ocen pracy poszczególnych zespołów, a na przedstawianiu realizacji konkretnych celów w aspekcie potrzeb zespołów i firmy. Za komentarze odpowiedzialni są głównie przedstawiciele zespołów, którzy ponoszą odpowiedzialność za prezentowanie stanowiska swego zespołu.
Rolą biuletynu jest też możliwość powrotu do informacji, które były prezentowane wcześniej, a które mogą służyć weryfikacji rzetelności informacji.

Ocena istotności konfliktu przez mediatora
Projekt systemu zarządzania przepływem informacji nie uwzględnia hierarchii priorytetów, którą ustala zarząd. Poniekąd mediator musi być jej świadom i oceniać istotność konfliktu opierając się o tą hierarchię priorytetów. Tak więc kilka osób nie może być w konflikcie z całą firmą, jeśli nie uwzględnia tego hierarchia priorytetów, gdyż osoby w tym konflikcie nie mają odpowiednich środków i kompetencji aby wyegzekwować swoje postulaty.